Đóng

11/08/2017

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG TÍNH NĂNG THÔNG BÁO TỰ ĐỘNG

Tính năng Thông báo tự động cho phép hệ thống tổng đài tự động thông báo thông tin đến số điện thoại của khách hàng thông qua file ghi âm có sẵn hoặc giọng đọc từ Google.

Demo giọng robot:

Demo giọng robot đọc mã dịch vụ:

 

  • Có thể tùy chọn móc thời gian tùy ý để hệ thống tự động gọi – hoặc lặp lại theo một chu kỳ đã thiết lập sẵn.
  • Tích hợp hệ thống bấm phím tương tác, chuyển hướng cuộc gọi với khách hàng.
  • Đọc tên khách hàng (đã có – sử dụng Google khi điền thông tin khách hàng trong Nhóm Khách Hàng).
  • Đọc mã dịch vụ, đơn hàng hoặc thông tin tùy ý – tương ứng với số điện thoại của khách hàng đó được cung cấp trong Nhóm Khách Hàng.
  • Tùy chỉnh số lần lặp lại Câu thông báo khi không có tương tác phím hoặc bấm sai. (chỉ áp dụng cho Thông Báo Sự Kiện)
  • Tùy chỉnh số lần gọi lại nếu cuộc gọi lỗi (bận, không bắt máy, nguyên do khách quan khác ….).
  • Và còn nhiều tính năng khác sẽ được Update trong thời gian sắp tới.

Vị trí MENU: như hình

 

———————————————————————————————————————————————————————————————————————–

Các bước thiết lập chế độ Thông báo tự động như sau:

Bước 1: Tại mục Cấu hình câu thông báo, ta có thể chọn Tạo thông báo giọng đọc Google hoặc Tạo thông báo file có sẵn.

  • Tạo thông báo giọng đọc Google:
  • 2

Ta nhập Tên thông báo  với Nội dung là thông tin mà Google sẽ đọc khi khách hàng nhận được cuộc gọi từ tổng đài. Ví dụ:

Tên thông báo: Tri ân khách hàng.

Nội dung: Cảm ơn quý khách đã tin tưởng và sử dụng dịch vụ của công ty trong thời gian qua…

*Lưu ý: Nhập nội dung phải có dấu và đúng chính tả, không được ghi là “Cam on quy khach..”. Khuyến nghị Sử dụng dấu chấm và phảy để ngắt nghỉ câu nói, tránh viết quá dài mà không có dấu chấm.

–  Tạo thông báo file ghi có sẵn:

3

Ta nhập Tên thông báo và chọn file ghi âm với nội dung cần thông báo đến khách hàng.

Bước 2:

Tùy theo nhu cầu của Khách hàng mà lựa chọn phương thức thông báo phù hợp.

CloudFone cung cấp cho Khách Hàng 2 phương thức thông báo:

  •  Cấu hình kịch bản gọi (đơn giản)
  •  Thông báo sự kiện (nhiều tùy chọn)

 

<============>Cấu hình kịch bản gọi:

  • Ta có thể chọn Gọi theo thời gian chỉ định hoặc theo chu kỳ hoặc Gọi ngay hoặc thiết lập mốc thời gian (Không theo chu kỳ).
  • Gọi theo thời gian chỉ định hoặc theo chu kỳ: Tính năng này cho phép hệ thống tự động gọi đến cho một hoặc nhiều khách hàng và được lặp lại theo một chu kỳ được thiết lập trước.

4

Tên kịch bản gọi

Số điện thoại của những khách hàng cần nhận thông báo (mỗi số điện thoại cách nhau bằng dấu phẩy “,”).

Thời gian bắt đầu được thiết lập theo chu kỳ mà tổng đài sẽ tự động gọi đến khách hàng.

Chọn Cấu hình thông báo đã được cài đặt ở Bước 1.

Chọn đầu số sẽ gọi ra cho khách hàng.

  • Gọi ngay hoặc thiết lập mốc thời gian gọi (không theo chu kỳ): Tính năng cho phép hệ thống tự động gọi ngay lập tức cho một hoặc nhiều khách hàng hoặc theo một mốc thời gian được thiết lập trước đó và không lặp lại theo chu kỳ.

5

Số điện thoại của những khách hàng cần nhận thông báo (mỗi số điện thoại cách nhau bằng dấu phẩy “,”).

Thời gian bắt đầu được thiết lập cho tổng đài sẽ tự động gọi đến khách hàng.

Số lần thử nếu cuộc gọi thất bại .

Giãn cách các lần gọi lại (Đơn vị: phút).

Chọn cấu hình thông báo đã được cài đặt ở Bước 1.

Chọn đầu số sẽ gọi ra cho khách hàng.

 

<============>Thông báo sự kiện:

Phương thức này áp dụng cho việc gọi đi thông báo đến một Nhóm Khách Hàng – tương ứng số diện thoại, hệ thống có thể phát tên người nhận cuộc gọi hoặc đọc đoạn tùy ý (sử dụng định dạng Google đọc) – hoặc phát một file thu âm sẵn chỉ riêng cho từng số điện thoại trong nhóm đó.

Các bước cấu hình:

  • Tạo nhóm khách hàng:

CF2

Đặt tên nhóm:

Chọn danh sách file âm thanh:

  • Lưu ý file âm thanh riêng cho từng số điện phải có định dạng: XXXXXXXXXX.mp3 hoặc XXXXXXXXXX.wav
    với XXXXXXXXX là số điện thoại cần gọi. Có thể upload nhiều file cùng một lúc vào nhóm khách hàng này.

sau đó nhấp vào Tạo Nhóm trên giao diện.

CF3

Nhấp vào tên Nhóm đã tạo để vào giao diện thêm Khách Hàng vào Nhóm.

  • Có thể thêm Khách Hàng + số điện thoại từ File Excel mẫu do ODS cung cấp. Các bạn tải về chỉ cần copy từ danh sách sẵn có vào tương ứng theo mẫu.

 

  • Thêm từng Khách Hàng.

CF12

 

Nhập nội dung:(tùy ý)

có tác dụng đối với cách gọi Google đọc – thì thông tin này có thể thay đổi thành một câu chữ tùy ý với mục đích khác nhauví dụ muốn đọc xen tên Khách Hàng thì mình nhập tên ở đây.

không có tác dụng đối với cách gọi phát File có sẵn.

Nhập số điện thoại:(cần thiết)

Chọn file:(tùy ý)

không có tác dụng đối với cách gọi Google đọc.

có tác dụng đối với cách gọi phát File có sẵn. –  file âm thanh sẽ được chèn phát vào tương ứng với số điện thoại của nó.

  • Tiến hành cấu hình Thông Báo Sự Kiện.

CF6

Nhấp vào thẻ Thông Báo Sự Kiện ở thanh bên – Sau đó chọn Thêm Sự Kiện ở góc trên bên phải.

Giao diện cấu hình sự kiện như hình trên.

Chọn phương thức gọi: có 2 phương thức – Đọc chữ nhập sẵn File có sẵn (Nội dung text và file thu âm đã cấu hình ở Bước 1)

Đặt tên sự kiện:

Thời gian bắt đầu gọi:

Số lần gọi lại nếu cuộc gọi thất bái: tính luôn trường hợp Khách Hàng bấm không trả lời.

Giản cách giữa các lần gọi lại nếu thất bại (Đợn vị là phút):

Kịch bản gọi: Ở đây sẽ có 3 ô cho mọi người chọn

  • Ô thứ nhất: Nội dung Câu Thông Báo ( sẽ hiện danh sách tương ứng với phương thức đọc là google hay file có sẵn ).
  • Ô thứ hai: Chọn danh sách Nhóm Khách Hàng đã tạo trước đó để gọi đi hết tất cả các số điện thoại có trong nhóm đó. Và sẽ phát xen vào 1 thông báo ứng với Khách Hàng đó (nếu đã được cấu hình – còn không sẽ không phát xen vào).
  • Ô thứ ba:  Nội dung Câu Thông Báo.

—- Cách thực hoạt động: Khi Khách Hàng nhấc máy —> sẽ nghe Câu Thông Báo ở Ô thứ nhất —> tiếp đến Ô Thứ Hai sẽ nghe Câu thông báo ứng với Số điện thoại đó (nếu có) —> còn không sẽ phát luôn Câu Thông Báo ở Ô Thứ Ba.

Mọi người có thể tùy chỉnh kết hợp Câu Thông Báo  của 3 ô này sao cho hợp lý :D.

Chọn đầu số:

 


Sau khi cấu hình đủ các bước trên: Nhấp vào Thêm Sự Kiện để lưu cấu hình. (Chỉ mới là lưu thôi nha mọi người).

Hệ thống sẽ cho thấy các Sự Kiện đã tạo như hình:

CF7

Khi đó nếu muốn thực thi Cấu hình sự kiện đó các bạn cứ việc nhấp vào Tên Sự Kiện đó — Sau đó nhấn Đặt Lịch Gọi.

Trường hợp muốn thêm nhiều tùy chọn như đã giới thiệu ở phần mở đầu — thì sẽ có tùy chọn như hình để các bạn thiết lập.

CF8

Nhấn vào dấu “+” ứng với Sự Kiến đó – Hệ thống sẽ cho ra giao diện để các bạn gán phím cũng như phát thông báo náo đó khi Khách Hàng bấm sai phím.

Và CloudFone cũng tích hợp giao diện Thống Kê xem Khách Hàng của bạn đã chọn phím nào.


 

  • Giao Diện Lịch Sử tất cả các cuôc gọi AutoCall: có thể thấy trang thái cuọc gọi đó có thành công hay chưa (người gọi chưa nghe thông báo có nghĩa là Không thành công)

CF9

 

  • Giao diện Lịch Sử Sự Kiện: có thể xem chi tiết người nhận cuộc gọi – tương tác bấm phím khi nghe Thông Báo.

CF10

Khi nhấp vào Chi Tiết có thể thống kê được lượt bấm phím. (áp dụng cho việc khảo sát ý kiến khách hàng).

CF11

 

Kết thúc_mọi thắc mắc về tính năng này mọi người có thể liên hệ trưc tiếp đến bộ phận kĩ thuật CloudFone theo thông tin:
SDT:19006634 – bấm phím 6 để gặp kĩ thuật.

Hướng Dẫn Sử Dụng Related
Cuộc gọi tư vấn miễn phí